20 domande da NON scordare per la Location

Ti sposi il prossimo anno e sei in contatto con diverse Location per il tuo ricevimento?

Sappiamo quanto possa essere stressante come processo, sopratutto non essendo del settore sono tanti i fattori da tenere sotto controllo e la paura di dimenticare qualcosa di importante.

Qual é il rischio? Trovarsi il giorno dell’evento con delle sorprese inaspettate, non proprio gradite.

Per questo abbiamo realizzato una mini guida con le 20 domande da portare quando incontrerai il/la Location Manager per il tuo matrimonio

1️⃣ In quali spazi della location possiamo tenere il ricevimento? 🔔

Fatti mostrare tutto, le sale interne, gli spazi esterni, dove predisporre tutto ciò che serve per il tuo matrimonio 

2️⃣ E l’affitto, quanto costa? 🫣

Oltre il prezzo ricordati di chiedere sempre se quello che ti descrivono è IVA inclusa o esclusa 

3️⃣ EXTRA: cosa, come, quanto? 💵

Oltre al costo dell’affitto della location, quali sono i servizi inclusi e quali invece sono a pagamento extra? 

4️⃣ Come viene gestito il pagamento per l’affitto della location? 💳

Come viene diviso il totale? Quando deve essere pagata la caparra e quando il saldo? Quali metodi di pagamento sono accettati? 

5️⃣ E se per caso dovessimo annullare o ci fossero degli imprevisti? ⚠️

Possono essere previste delle penali, quindi non succede, ma se succede meglio essere consapevoli da subito di cosa comporta ogni opzione 

6️⃣ Numero minimo e massimo di invitati? ✔️

Ogni location ha un numero massimo di invitati, ma alcune hanno anche un numero minimo. Fai attenzione a chiedere sempre entrambe le cose e cerca di arrivare al primo appuntamento già con una bozza della lista invitati 

7️⃣ Da che ora possono arrivare i miei ospiti, e quando dobbiamo iniziare con il servizio? ⏰

Una delle parti più delicate è proprio il Timing il giorno dell’evento, per questo è importante organizzare tutto prima, o affidarsi ad una persona specializzata nella gestione della regia dell’evento 

8️⃣ Fino a che ora possiamo rimanere senza dover pagare un extra? ⌛

Importante chiedere sia questo, sia il costo eventuale di extra time e soprattutto se la location prevede un minimo di preavviso per l’extra time o se potete decidere anche il giorno stesso se prolungare o meno! 

9️⃣ E se Piove?…. ⛈️

Chiedi sempre alla Location se hanno già un piano B attivo in caso di maltempo o se va studiato appositamente per il tuo matrimonio, è una delle domande più importanti da porre! (Guarda il nostro reel sull’argomento per sapere come gestiamo questa situazione) 

1️⃣0️⃣ Quando possiamo iniziare ad allestire la location? Ci sono limiti? 💐

Se hai già un’idea di come vuoi che sia allestita la location proponila subito per verificare la fattibilità. Non dimenticarti di chiedere quali sono i limiti orari per allestimento e per smontare il tutto di modo da essere organizzati 

1️⃣1️⃣ C’è una cucina interna o si affidano ad un catering convenzionato? 👩‍🍳

Anche qui parti sempre dalle tue esigenze, che tipo di menù vuoi? Hai tante persone tra gli ospiti con esigenze alimentari particolari? Chiedi sempre che menù possono strutturare con la cucina interna e quali sono i catering convenzionati 

1️⃣2️⃣ E la degustazione del menù? Si può fare? 🍽️

Assaggiare è sempre il modo migliore per capire se le proposte ti piacciono davvero! Puoi fare una degustazione sia con la cucina interna che con il catering esterno, ricordati però di chiedere anche se è gratuita o a pagamento 

1️⃣3️⃣ Qual è il costo a persona? 🧍

Nel mondo dell’organizzazione eventi si parla sempre di costo a persona, ricordati di chiedere sempre cosa è incluso: location, location e catering, location catering e bar, e via dicendo 

1️⃣4️⃣ E per l’Alcool? Cosa è incluso e cosa no? 🍹

Chiedi sempre sia alla Location che al Catering se il costo delle bevande è incluso, e che tipologie di bevande sono previste! 

1️⃣5️⃣ Ci saranno altri matrimoni nello stesso giorno nella stessa location? Se sì, come viene garantita la privacy? 🔒

In alcuni casi, specialmente per le Location più grandi, capita che ci siano più matrimoni in contemporanea lo stesso giorno. Informati sempre se questo è il caso, e se così fosse chiedi di spiegarti come garantiranno il giusto mood e privacy a ciascun evento

1️⃣6️⃣ SOS Parcheggio 🤯

Quanti posti auto ci sono all’interno della Location? É possibile avere dei parcheggi esterni e un parcheggiatore che aiuti gli ospiti? Chiedi sempre informazioni, è un aspetto che spesso viene sottovalutato mentre ha una grande importanza

1️⃣7️⃣ Un finale scintillante: Fuochi D’Artificio sì o no? 🎆

Se vuoi concludere il tuo matrimonio con una pioggia di fuochi d’artificio, chiedi alla Location se hanno la possibilità o meno di averne. Ci sono molte regole di sicurezza in merito ed è importante chiederlo già al primo appuntamento 

1️⃣8️⃣ Rito Civile autentico o rito simbolico in Location? ❤️

Se ti sposi in chiesa non è il tuo caso, ma in caso invece volessi svolgere un rito civile o simbolico chiedi sempre se è possibile farlo in Location. Non tutte le venue sono autorizzate a svolgere un rito civile autentico, noi in Tacita ad esempio sì, e lo celebriamo all’ombra di una enorme quercia centenaria o nella sala dei cristalli 

1️⃣9️⃣ I fornitori sono imposti o posso portarne di esterni? 🥄

Di solito le Location non possono imporre fornitori, ma hanno degli accordi con una serie di partner che possono garantirvi un servizio di qualità ad un prezzo più accessibile, valutate quindi sempre di affidarvi ai catering consigliati 

2️⃣0️⃣ E l’illuminazione? 💡

Se non c’è una giusta illuminazione per le ore serali il rischio è che dovrai noleggiare altra attrezzatura, e avere quindi un costo in più sul tuo budget! Verifica sempre se quella che c’è a tua disposizione è adeguata già dal primo appuntamento 

Per concludere…

So che sono tanti gli aspetti da tenere in considerazione, e puoi sentirti sopraffatta, per questo spesso le persone scelgono di affidarsi a qualcuno di esperto per l’organizzazione del proprio Matrimonio 😕

All’interno della nostra Location, tra i vari servizi offerti c’è anche la nostra Banqueting Manager Monica Indaco che offre un servizio di supporto agli sposi che scelgono di usufruirne, proprio per assicurarsi che tutto vada nel modo migliore il giorno dell’evento 🤗

Se sei curiosa di sapere di più prenota la tua prima consulenza gratuita e scopri Tenuta La Tacita, te ne innamorerai 🌹